電商新零售企業(yè)財(cái)務(wù)數(shù)字化如何切入？合思·易快報(bào)提供一體化解決方案

一件商品暢銷(xiāo)與否,主要取決于“人、貨、場(chǎng)”三要素的共振結(jié)果。近年來(lái)受疫情影響,線下消費(fèi)場(chǎng)景受阻,線上實(shí)物消費(fèi)成為主流,“人”和“貨”未發(fā)生明顯變化,但“場(chǎng)”卻發(fā)生極具變化。根據(jù)互聯(lián)網(wǎng)采集入庫(kù)平臺(tái)數(shù)據(jù)顯示,2022年10月,網(wǎng)上實(shí)物零售總額為12132億元,累計(jì)增長(zhǎng)率為7.2%。盡管線上實(shí)物零售總額總體保持增長(zhǎng)勢(shì)頭,但是市場(chǎng)整體飽和,進(jìn)入承壓階段。

增速承壓背后,折射出疫情讓人們收入水平與消費(fèi)能力受限,這預(yù)示著電商行業(yè)已進(jìn)入成熟期,增量空間越來(lái)越小。因此,腰部企業(yè)不再一味尋求高速增長(zhǎng),轉(zhuǎn)而追求在飽和市場(chǎng)里保持標(biāo)桿地位。對(duì)于電商新零售行業(yè)而言,企業(yè)收入確認(rèn)模式具有特殊性,它的財(cái)務(wù)分析不只分析“財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)”,更多需求是分析“業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)”,為業(yè)務(wù)增長(zhǎng)與內(nèi)部策略提供決策支持。

為推進(jìn)財(cái)務(wù)數(shù)字化進(jìn)程,實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)一體化融合,2022年4月合思·易快報(bào)與栢特薇(深圳)化妝品有限公司(以下簡(jiǎn)稱(chēng)“栢特薇”)展開(kāi)深度合作,在電商新零售行業(yè)的財(cái)務(wù)數(shù)字化難題上,打造了垂直范本。

01

多家獨(dú)立系統(tǒng)并行,數(shù)據(jù)穿透成為難題

很多人了解栢特薇,是從蜜絲婷開(kāi)始的。蜜絲婷成立于1988年,是百特威(泰國(guó))有限公司旗下化妝品品牌,而栢特薇是蜜絲婷產(chǎn)品在中國(guó)區(qū)獨(dú)家代理商,全面負(fù)責(zé)蜜絲婷的生產(chǎn)和銷(xiāo)售。根據(jù)天貓榜單數(shù)據(jù)顯示,蜜絲婷曾獲得進(jìn)口防曬類(lèi)目No.1和天貓國(guó)際TMG獎(jiǎng),同時(shí)也獲得2022年ELLE 泰國(guó)美妝獎(jiǎng)——“最佳連鎖美容護(hù)理品牌獎(jiǎng)”,在這背后,栢特薇做了長(zhǎng)期而大量的深耕。

作為一家典型的電商新零售企業(yè),栢特薇的業(yè)務(wù)模式集中在借助各類(lèi)線上線下渠道、推出各式各樣營(yíng)銷(xiāo)活動(dòng)、與垂直網(wǎng)絡(luò)紅人合作等多維度廣泛觸達(dá)目標(biāo)用戶(hù),從公域流量池引流拉新至私域池,并通過(guò)持續(xù)內(nèi)容和活動(dòng)輸出進(jìn)行營(yíng)銷(xiāo)裂變、增加復(fù)購(gòu)。為了更好地支撐線上線下業(yè)務(wù)發(fā)展,此前栢特薇在供應(yīng)鏈、銷(xiāo)售系統(tǒng)、OA審批、財(cái)務(wù)核算等方面采用了通天曉、釘釘、金蝶等多家獨(dú)立系統(tǒng)管理,但數(shù)據(jù)穿透是難題。

在栢特薇信息總江文濤看來(lái),“此前,我們的信息化系統(tǒng)主要是單個(gè)部門(mén)運(yùn)用,極少有跨部門(mén)融合與集成,使用價(jià)值具體反映在部門(mén)工作效率提高層面;進(jìn)入數(shù)字化階段,則需在公司全部工作流程中開(kāi)展數(shù)字化連通,破除部門(mén)間壁壘、數(shù)據(jù)信息壁壘,完成跨部門(mén)系統(tǒng)互通、數(shù)據(jù)信息互聯(lián),實(shí)現(xiàn)全程連通的數(shù)據(jù)融合,從而實(shí)現(xiàn)為業(yè)務(wù)賦能,為管理決策提供支撐。”他坦言,“隨著大數(shù)據(jù)、人工智能、物聯(lián)網(wǎng)等新一代信息化、數(shù)字化技術(shù)發(fā)展,用戶(hù)和市場(chǎng)對(duì)產(chǎn)品服務(wù)的需求發(fā)生了巨大變化,企業(yè)更需要數(shù)字化來(lái)重新定義原有的業(yè)務(wù)流程、經(jīng)營(yíng)管理模式、研發(fā)生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)等,以提高商業(yè)創(chuàng)新能力。”

江文濤

栢特薇信息總

02

營(yíng)銷(xiāo)活動(dòng)管控難,亟待精細(xì)化管理

隨著新技術(shù)、新業(yè)態(tài)不斷沖擊,“人、貨、場(chǎng)”三要素也在悄然轉(zhuǎn)變。但不論如何變化,以用戶(hù)為核心的商業(yè)銷(xiāo)售模式始終沒(méi)有改變;作為電商平臺(tái),如何做好用戶(hù)運(yùn)營(yíng),搭建用戶(hù)成長(zhǎng)體系,構(gòu)建維護(hù)好用戶(hù)生命周期價(jià)值是所有電商平臺(tái)的重中之重。網(wǎng)紅經(jīng)濟(jì)之所以崛起,正是因?yàn)樗麄円杂脩?hù)為核心、以?xún)?nèi)容為營(yíng)銷(xiāo)抓手,將用戶(hù)留在自己的私域池,培育并轉(zhuǎn)化。

栢特薇積極拓展與不同平臺(tái)、網(wǎng)紅達(dá)人合作,推出各式各樣的營(yíng)銷(xiāo)活動(dòng),2022年線上整體營(yíng)收相較2021年增速超80%,但基于電商新零售業(yè)務(wù)特性,其核心成本支出集中以下三個(gè)部分:

●引流拉新的公域渠道營(yíng)銷(xiāo)費(fèi),例如抖音小紅書(shū)等站外投放、紅人合作等;

●線索轉(zhuǎn)化中涉及的打折、優(yōu)惠券相關(guān)(一般為虛擬成本,直接從毛利中扣掉,部分大公司優(yōu)惠券是需要走業(yè)務(wù)流申請(qǐng),而后折算到項(xiàng)目組做成本管理);

●各類(lèi)營(yíng)銷(xiāo)活動(dòng)所需的實(shí)物物料費(fèi)、產(chǎn)品包材耗材等;

“除此之外,我們還要背負(fù)網(wǎng)紅機(jī)構(gòu)的差旅費(fèi)用,以及其他對(duì)私支付款項(xiàng)。”栢特薇業(yè)務(wù)BP孫棟海表示,“與網(wǎng)紅機(jī)構(gòu)的預(yù)付款項(xiàng)目比較多,其中95%預(yù)付給各類(lèi)營(yíng)銷(xiāo)活動(dòng)。但由于機(jī)構(gòu)數(shù)量巨大,需要付出更多時(shí)間用于發(fā)票追回、核銷(xiāo)以及效果跟蹤。因此,栢特薇亟需引入數(shù)字化財(cái)務(wù)管理系統(tǒng),對(duì)各類(lèi)營(yíng)銷(xiāo)活動(dòng)費(fèi)用支出、預(yù)算執(zhí)行、ROI測(cè)算等進(jìn)行精細(xì)化掌控。”

孫棟海

栢特薇業(yè)務(wù)BP

02

逐一擊破痛點(diǎn),活動(dòng)ROI測(cè)算不再是難題

在合思的電商新零售行業(yè)化解決方案加持下,栢特薇的上述痛點(diǎn)一一被擊破。這一解決方案專(zhuān)門(mén)針對(duì)電商新零售行業(yè)財(cái)務(wù)數(shù)字化難題,通過(guò)貫穿活動(dòng)立項(xiàng)、費(fèi)用申請(qǐng)、核銷(xiāo)報(bào)銷(xiāo)、數(shù)據(jù)分析全流程,將財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)結(jié)合,讓企業(yè)每一筆費(fèi)用都有據(jù)可循。

亮點(diǎn)一:活動(dòng)立項(xiàng)管理,項(xiàng)目預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度、付款金額實(shí)時(shí)更新

搭建「產(chǎn)品項(xiàng)目臺(tái)賬」,管理該年度內(nèi)各產(chǎn)品預(yù)算金額、活動(dòng)計(jì)劃金額、合同金額、付款金額,數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)更新并執(zhí)行比例自動(dòng)計(jì)算;系統(tǒng)內(nèi)可提供「產(chǎn)品項(xiàng)目審批單」,當(dāng)業(yè)務(wù)部門(mén)有立項(xiàng)需求時(shí),提交單據(jù)經(jīng)由財(cái)務(wù)審批通過(guò)后即可自動(dòng)寫(xiě)入臺(tái)賬內(nèi)相應(yīng)產(chǎn)品信息。

亮點(diǎn)二:管理各類(lèi)營(yíng)銷(xiāo)活動(dòng),如日�；顒�(dòng)、短視頻種草、直播合作等

搭建「活動(dòng)計(jì)劃臺(tái)賬」,可管理各類(lèi)型營(yíng)銷(xiāo)活動(dòng),實(shí)現(xiàn)活動(dòng)與產(chǎn)品智能關(guān)聯(lián)。記錄活動(dòng)合作紅人、所屬級(jí)別、合作店鋪、關(guān)聯(lián)產(chǎn)品等信息并與產(chǎn)品臺(tái)賬互相穿透;系統(tǒng)內(nèi)還提供「活動(dòng)計(jì)劃審批單」,業(yè)務(wù)部門(mén)提交信息后,臺(tái)賬內(nèi)可自動(dòng)寫(xiě)入該活動(dòng)計(jì)劃信息。

提單時(shí)業(yè)務(wù)部門(mén)提供效果數(shù)據(jù),系統(tǒng)可依據(jù)公式測(cè)算預(yù)計(jì)ROI、預(yù)計(jì)CVR等。申請(qǐng)前進(jìn)行活動(dòng)效果預(yù)期管理。

若通過(guò)系統(tǒng)集成將收入數(shù)據(jù)導(dǎo)入,則可在臺(tái)賬內(nèi)實(shí)現(xiàn)收入與花費(fèi)的對(duì)比,實(shí)時(shí)顯示活動(dòng)ROI。

將各平臺(tái)信息、不同級(jí)別活動(dòng)信息、紅人信息預(yù)置在系統(tǒng)內(nèi),業(yè)務(wù)提單時(shí)可自動(dòng)帶出,高效管理。

亮點(diǎn)三:營(yíng)銷(xiāo)活動(dòng)合同管理,框架&非框架合同均可高效管理

「活動(dòng)合同臺(tái)賬」,進(jìn)行合同信息、合同狀態(tài)管理,可一鍵查看未歸檔/未蓋章合同;隨時(shí)了解合同當(dāng)前付款、開(kāi)票進(jìn)度。

亮點(diǎn)四:深耕電商行業(yè),一切場(chǎng)景都可拓

除了上述場(chǎng)景外,針對(duì)其他電商行業(yè)可能出現(xiàn)的場(chǎng)景需求,合思·易快報(bào)也提供了深度匹配的解決方案,按照企業(yè)業(yè)務(wù)開(kāi)展的實(shí)際場(chǎng)景提供可自定義方案模板。

●渠道營(yíng)銷(xiāo)費(fèi)管理:管理各個(gè)產(chǎn)品在不同推廣渠道如微博、小紅書(shū)、抖音、淘寶等的預(yù)算總額、已花費(fèi)總額及執(zhí)行進(jìn)度,超額可預(yù)警。

●虛擬成本管理:管理優(yōu)惠券卡券等虛擬權(quán)益的兌換、使用情況、規(guī)范虛擬權(quán)益等使用規(guī)則,通過(guò)流程管控降低成本;同時(shí),導(dǎo)入相關(guān)數(shù)據(jù)可監(jiān)測(cè)不同折扣對(duì)促進(jìn)客戶(hù)消費(fèi)的轉(zhuǎn)化情況。

●直播收入管理:管理每場(chǎng)直播的預(yù)算總額、預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度;收入數(shù)據(jù)登記后可智能監(jiān)測(cè)直播轉(zhuǎn)化率。

同時(shí),上述方案內(nèi)的字段都可以按照企業(yè)需求進(jìn)行自定義調(diào)整,合思·易快報(bào)提供靈活的自定義能力,收入類(lèi)數(shù)據(jù)也可通過(guò)系統(tǒng)集成寫(xiě)入臺(tái)賬內(nèi)。

孫棟海表示,“相較于傳統(tǒng)企業(yè)的預(yù)算先行,電商行業(yè)做預(yù)算非常困難。電商行業(yè)需要將大預(yù)算包拆解到一個(gè)一個(gè)小預(yù)算計(jì)劃內(nèi),同時(shí)要預(yù)留出一定彈性空間,確保預(yù)算不超標(biāo)。此外,需要跟進(jìn)小預(yù)算與實(shí)際達(dá)成效果,動(dòng)態(tài)調(diào)整下一個(gè)活動(dòng)周期的活動(dòng)‘打法’,包括評(píng)估網(wǎng)紅的產(chǎn)出效果、產(chǎn)品推廣效果等。引入合思·易快報(bào)的電商新零售行業(yè)解決方案后,栢特薇通過(guò)對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)分析與財(cái)務(wù)管理深度挖掘,不僅為業(yè)務(wù)應(yīng)對(duì)與調(diào)整策略提供有力支撐,而且還可以分析各個(gè)事業(yè)部的盈利能力、成本控制能力等,實(shí)現(xiàn)企業(yè)預(yù)算控制與降本增效目標(biāo)。”

03

“數(shù)字費(fèi)控+商城”一體化,實(shí)現(xiàn)全流程費(fèi)控

在引入數(shù)字費(fèi)控+商城解決方案前,栢特薇在業(yè)務(wù)端審批報(bào)銷(xiāo)、員工差旅預(yù)算控制等方面也遇到管理難題。一方面,公司業(yè)務(wù)人員100+人,再加上網(wǎng)紅機(jī)構(gòu)人員的差旅需求,員工每月需要承擔(dān)大量且高額的個(gè)人墊付;采用釘釘審批時(shí),整體流程卡點(diǎn)不清晰,一旦出現(xiàn)退單,整個(gè)審批流程會(huì)永久消失,不利于信息溯源。另一方面,財(cái)務(wù)人員需要投入大量時(shí)間用于核對(duì)單據(jù)和發(fā)票真?zhèn)�、核�?yàn)各部門(mén)費(fèi)用是否超標(biāo)、手工核對(duì)補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)等等。

為了進(jìn)一步釋放員工、財(cái)務(wù)等報(bào)銷(xiāo)壓力,縮短員工報(bào)銷(xiāo)周期,栢特薇財(cái)務(wù)部門(mén)引入合思·易快報(bào)的“數(shù)字費(fèi)控+商城”一體化解決方案,實(shí)現(xiàn)全鏈路數(shù)字化閉環(huán),不僅可以讓員工實(shí)現(xiàn)因公消費(fèi)無(wú)需墊資、無(wú)需開(kāi)票、無(wú)需提單,讓財(cái)務(wù)壓力極致釋放,數(shù)據(jù)流程安全合規(guī),而且企業(yè)打破了數(shù)據(jù)孤島,實(shí)現(xiàn)事前、事中、事后全流程費(fèi)用管控。

重塑組織運(yùn)轉(zhuǎn)及審批流程:充分梳理不同部門(mén)及組織的運(yùn)轉(zhuǎn)流程,提前建立多種費(fèi)用、合同等流程模板,員工可通過(guò)手機(jī)或電腦雙端隨時(shí)隨地發(fā)起審批,采用OCR識(shí)別、批量導(dǎo)入、拍照、手動(dòng)輸入等多種靈活方式上傳發(fā)票及其他原始憑證,員工可實(shí)時(shí)查看審批進(jìn)度,催辦對(duì)應(yīng)的審批人員。

費(fèi)用管控前置、員工無(wú)需報(bào)銷(xiāo):業(yè)務(wù)人員與網(wǎng)紅機(jī)構(gòu)發(fā)起差旅申請(qǐng)后,可從合思商城下單完成機(jī)票、火車(chē)票、酒店、餐飲等因公消費(fèi)事項(xiàng)訂購(gòu),并通過(guò)預(yù)先設(shè)置不同城市、不同崗位級(jí)別等差旅標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行預(yù)算控制,消費(fèi)超額可自動(dòng)預(yù)警提醒。所有通過(guò)合思商城因公消費(fèi)事項(xiàng)均采用對(duì)公支付、開(kāi)票、結(jié)算,員工再也無(wú)需擔(dān)負(fù)大額墊資,網(wǎng)紅機(jī)構(gòu)的差旅費(fèi)用管控也更加透明、可控。

系統(tǒng)靈活對(duì)接、打破系統(tǒng)間壁壘:合思·易快報(bào)依托自身強(qiáng)大的EAI Pro功能連接金蝶財(cái)務(wù)核算系統(tǒng),將各類(lèi)提報(bào)單據(jù)一鍵生成電子憑證,并記賬歸檔。海量發(fā)票信息通過(guò)系統(tǒng)完成自動(dòng)校對(duì)、電子發(fā)票查重、驗(yàn)真等,大幅減輕財(cái)務(wù)基礎(chǔ)工作量。

江文濤表示,“‘數(shù)字費(fèi)控+商城’一體化解決方案最大的貢獻(xiàn)是,與公司現(xiàn)有的OA、ERP、銷(xiāo)售等業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成,讓單據(jù)審批進(jìn)度透明可知,大幅度提升流程監(jiān)管力度,降低跨部門(mén)人工溝通成本,財(cái)務(wù)出納審核工作節(jié)省了80%,報(bào)銷(xiāo)周期從原先1個(gè)月縮短至1周內(nèi)。在‘數(shù)字費(fèi)控+商城’一體化解決方案+電商新零售行業(yè)化解決方案的雙重加持下,我們?cè)谪?cái)務(wù)數(shù)字化升級(jí)探索出了新的路徑,財(cái)務(wù)不再是孤島,而是可以和業(yè)務(wù)結(jié)合得更緊密,這一點(diǎn)難能可貴。”