合思·易快報馬春荃：數(shù)字化費控如何助力企業(yè)財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級？

近日,在專業(yè)研究咨詢機構(gòu)愛分析舉辦的業(yè)財稅一體化網(wǎng)絡(luò)研討會上,合思·易快報創(chuàng)始人兼CEO馬春荃以《數(shù)字化費控,如何助力企業(yè)財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級》為主題,分享了在企業(yè)財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級過程中,數(shù)字化費控的應(yīng)用價值和實踐經(jīng)驗。

即將過去的2022年持續(xù)被陰霾籠罩,也讓還未到來的2023年充滿了不確定性。是原地蟄伏,穩(wěn)字當頭,還是堅定信心、突破求變?在馬春荃看來,業(yè)財一體化趨勢下,企業(yè)在數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中更是要以費控報銷作為切入點,加速重塑與連接。正確識別企業(yè)所處的報銷層級,精準找到企業(yè)財務(wù)數(shù)字化發(fā)展前進的方向。

以下為馬春荃現(xiàn)場演講實錄:

隨著電子發(fā)票普及,電子報銷這一話題的熱度也越來越高。合思通過無需報銷解決方案,把原本過去的、事后的企業(yè)報銷風控管理前置到了事前和事中,把企業(yè)的因公消費在發(fā)生的瞬間進行合規(guī)控制,節(jié)省員工的時間、節(jié)省費用成本,我們希望通過這樣事前、事中、事后的全程費控,服務(wù)于企業(yè)的財務(wù)人員、經(jīng)營人員。

01

當財務(wù)數(shù)據(jù)脫離一線業(yè)務(wù),問題出在哪里?

我一直在企業(yè)管理軟件行業(yè)耕耘,大概也有20年的時間了。今天有一個非常有趣的話題叫做“業(yè)財融合”。我記得這個應(yīng)該是20年前出現(xiàn)的一個話題,如今在我國全方位的數(shù)字化進程中再一次興盛了起來。這是什么原因?qū)е碌?我們要回過頭去看企業(yè)的發(fā)展過程中,是什么導致了業(yè)財脫節(jié)。

首先,從宏觀角度來看,我國從過去的承包責任制、民營經(jīng)濟到改革開放,市場經(jīng)濟逐漸成熟,越來越多企業(yè)不斷膨脹,成長為大型集團和業(yè)務(wù)平臺,這是一個顯性的趨勢。在公司規(guī)模不大時,業(yè)務(wù)和財務(wù)的物理距離很近,一個幾十人、幾百人的公司,業(yè)務(wù)和財務(wù)是天然融合的,企業(yè)的財務(wù)核算主要是為老板提供服務(wù)。但當企業(yè)發(fā)展成為一個大集團時,我們看到,財務(wù)數(shù)據(jù)已經(jīng)逐漸脫離開一線業(yè)務(wù)。

第二,從組織管理的角度來看,就是把已經(jīng)變大的企業(yè)再次拆小,也就是企業(yè)組織微型化。這是一個組織克服熵增和管理成本提升所采取的變革,采取阿米巴也好、資源中心也好,我們看到企業(yè)把更多決策權(quán)下放到一線的精英團隊,使精英團隊自我閉環(huán),完成現(xiàn)實管理上的放權(quán)和分權(quán)過程。這時,財務(wù)和業(yè)務(wù)之間脫節(jié)的問題就凸顯出來,成為了主要矛盾。公司原本的管理層和一線業(yè)務(wù)側(cè)之間物理距離很近,管理層可以快速拿到一線的信息,一線執(zhí)行層不進行決策;而現(xiàn)在則是要讓聽得見炮聲的人去呼叫炮火,一線執(zhí)行層需要有數(shù)據(jù)去指揮戰(zhàn)斗,這就是目前業(yè)財脫節(jié)的現(xiàn)狀。

當遇到這樣的情況,我們需要把組織里的財務(wù)信息分模塊、分單元重新整合起來,提供給這些單元的負責人,于是行業(yè)中開始出現(xiàn)財務(wù)bp,其實這就是管理會計中細分出來的一個職能——為上述的企業(yè)提供財務(wù)數(shù)字化支持的專業(yè)人士。然而在過去,這樣的專業(yè)人士往往是用Excel來去拼接數(shù)據(jù),所以我們在8年前創(chuàng)立合思,譯為“hose”,就是希望能夠像一個軟管一樣, 把企業(yè)的財務(wù)、業(yè)務(wù)端的數(shù)據(jù)進行業(yè)財融合、連接在一起,根據(jù)企業(yè)的敏態(tài)變化提供業(yè)態(tài)融合數(shù)據(jù),幫助業(yè)務(wù)主管能夠更好進行決策,這就是合思最初的立意。

在國家全電票的大背景下,企業(yè)紛紛加快費控報銷的數(shù)字化轉(zhuǎn)型,合思將切入點選為費控報銷。原來是拖著尾巴粘貼報銷單,進行手工的事后管理;現(xiàn)在是票據(jù)全面電子化,電子發(fā)票必須電子歸檔保存,我們看到企業(yè)費控報銷的數(shù)字化鏈條上存在很大空間來做效率提升和優(yōu)化。

02

數(shù)字化費控對一家企業(yè),意味著什么?

費控報銷對一個企業(yè)來說意味著什么?在一家2000人規(guī)模的公司里,財務(wù)平均每月要處理的報銷單據(jù)就達到13,000多張,而處理的發(fā)票就要達到23,000多張,財務(wù)消耗在這件事情上的工時高達4000多小時。用社會平均工資來算每年,一、二線城市要負擔這么大的工作量就要消耗428萬,這里還沒有把報銷這部分錢的管控成本算進去。我曾經(jīng)跟多家上市公司的財務(wù)總監(jiān)、CFO去交流,這樣的對賬工作需要占用業(yè)務(wù)人員近四分之一的工作時間。如果能把這些資源騰出來,對于財務(wù)、業(yè)務(wù)來說都是非�？捎^的人效提升。

既然非數(shù)字化的報銷給企業(yè)帶來了巨大的損失,那么又該如何評判企業(yè)正在使用的報銷流程?我們認為按照能力層級可以分為5個階段。

手工紙質(zhì)的報銷作業(yè)在業(yè)內(nèi)被歸納為L1級別,它不能兼容現(xiàn)在電子票據(jù),尤其是現(xiàn)如今的全電票背景下。所以L1的級別正在快速地切換到L2的級別——電子化報銷,把過去的手工運轉(zhuǎn)模式變成了移動化和電子化報銷。

這大大提升了我們查重、驗真的效率,也能夠支撐電子發(fā)票的收納、流轉(zhuǎn)、審批、歸檔,這個是更好的一種體驗和模式。但是有些企業(yè)會發(fā)現(xiàn),當員工墊資、拿回發(fā)票再回到企業(yè)報銷,這種事后的報銷管理實際上是一種不精細的管理行為。為了流程合規(guī),企業(yè)財務(wù)和一線業(yè)務(wù)人員要不斷地去做低效的事情。那么企業(yè)能不能在消費發(fā)生時就管控住員工的消費,不讓員工墊資,而是把風控前置到經(jīng)營消費的過程中去?于是,初級的“無需報銷”應(yīng)運而生,很多企業(yè)通過差旅服務(wù)公司把差旅報銷優(yōu)先管理起來;還有一些提供企業(yè)購服務(wù)的公司也進入到市場里面,但這隨之又帶來一個新的問題。

目前,整個差旅服務(wù)行業(yè)的企業(yè)滲透率不足10%,那么,為什么大多數(shù)企業(yè)沒有選用這種服務(wù)?核心在于工作壓力的集中。過去是每天都有報銷,每個員工為了拿回自己墊付的錢都會積極配合財務(wù)人員,把費用預算的口徑整理清晰,再給到財務(wù)人員和讓業(yè)務(wù)主管審核,雖然占用了400多萬的人工成本,但是報銷的壓力分攤開了。而到了L3級別的報銷,過去的消費行為、報銷行為以及支出行為一夜之間就成為了巨大的瓶頸。月初時,供應(yīng)商會把上個月的對賬單給到財務(wù),財務(wù)要在集中的時間內(nèi)把這2000多位員工的消費行為信息都整理清楚、逐一對賬。如果對賬完不成,可能就要面臨供應(yīng)商停止服務(wù)或者罰息,于是這又變成了企業(yè)新的麻煩。

因此,在L3初級無需報銷階段中,財務(wù)面臨的壓力是巨大的。另外,這一階段的差旅供應(yīng)商、消費供應(yīng)商都沒有多元化的采購比價的優(yōu)勢。我們今天去電子商城,國美、蘇寧這些供應(yīng)商在同一個賣場中比價格、比質(zhì)量,但如果企業(yè)只引入了一個因公消費的差旅服務(wù)商,就失去了比價的對象,也就會產(chǎn)生惡意加價。但當企業(yè)引入多個供應(yīng)商的時候,不同的供應(yīng)商要進入不同頁面,員工去選擇機票酒店,再回來再進入另外一個界面,即使選擇了多供應(yīng)商的比價,對于員工來說也是形同虛設(shè)。售后服務(wù)階段,多供應(yīng)商框架下的售后服務(wù)容易出現(xiàn)打錯電話、退改簽效率低下的問題。更辛苦的是企業(yè)的IT和財務(wù)負責人,要不斷地把企業(yè)的組織架構(gòu)變動、財務(wù)規(guī)則同步到不同的平臺。L3級別的無需報銷雖然解決了員工的事后報銷,前置了消費行為的管控,但是集成度自動化程度低,反倒造成了一些麻煩,所以L4的級別的無需報銷對這種低效的聚合做了革新。

在L4中級無需報銷階段中,從事前申請到事中消費、報銷、對賬、記賬歸檔,已經(jīng)實現(xiàn)全流程自動化。企業(yè)實現(xiàn)了這種消費行為的管控前置,而且消費可以做到同屏比價、四個統(tǒng)一。同屏比價可以實現(xiàn)不同供應(yīng)商在一個屏幕內(nèi)進行比價,對于某個酒店房間、某個機票、某個辦公用品,誰的價格低誰就排在前面,消費平臺從孤立使用變?yōu)閲�繞場景的多供應(yīng)商聚合消費平臺,實現(xiàn)同屏比價選購。四個統(tǒng)一則是指統(tǒng)一資金賬戶、統(tǒng)一票臺、統(tǒng)一服務(wù)臺、統(tǒng)一規(guī)則主數(shù)據(jù)。

到了L5高級無需報銷階段,在不同的場景下面加入智能化的元素,幫助員工、財務(wù)、企業(yè)的管理者能夠?qū)崿F(xiàn)更精準、更低管理成本的費用控制,無需報銷逐漸成為企業(yè)費控報銷的一個標配。是通過無需報銷,實現(xiàn)了消費即合規(guī)、采購即報銷,讓組織當中的人感受到了便利,讓組織看到效益。過去企業(yè)只能在消費發(fā)生后拿到發(fā)票,看不到采購發(fā)生時候是否有價格更低的,這種比價數(shù)據(jù)是沒法加載和記錄的。組織看不到效益,就不可能通過前置預算費用標準把不合規(guī)的事項消滅于無形。

03

企業(yè)業(yè)財一體化,更重要的是“連接”

在一個大的公司里,組織也劃分成小的單元,各單元可能都有自己的專業(yè)軟件,業(yè)務(wù)子系統(tǒng)越來越多,在進行業(yè)務(wù)動作時就很難業(yè)財融合。

通過費用報銷,把報銷的應(yīng)用植入到了每一個員工的手機中,把管道修到了每個員工的終端。通過業(yè)財融合的報銷,比如,我們過去的報銷就是核對有沒有預算,有沒有符合差標,但無法追溯到員工的消費動因,如果是在業(yè)務(wù)往來中發(fā)生的,那么客戶的情況也各有不同,是500強還是國央企還是上市公司,項目金額是大還是小等等,但是通過報銷系統(tǒng)就可以把業(yè)務(wù)系統(tǒng)和財務(wù)核算系統(tǒng)整合在一起。在業(yè)財融合的起步階段可以不用大拆大建,而是潤物細無聲地把業(yè)財融合的管道鋪到村村通、路路通,使每個業(yè)務(wù)系統(tǒng)都能夠聚合。

一次無需報銷的出差要做到“應(yīng)省盡省”,出差申請訂購酒店,事中的標準控制、風險規(guī)則控制,前后是否有更便宜的機票、是否級別類似、位置相當更經(jīng)濟的酒店,同屏比價讓不同供應(yīng)商在這個平臺上進行競爭,不受平臺商的從中加價的限制,平臺商要使出自己的渾身解數(shù),跟不同的供應(yīng)市場進行PK。

以客戶為中心,進行自營與開放結(jié)合。合思的同屏比價的平臺,可同時聚合攜程商旅、阿里商旅等平臺,比如海外的酒店機票供應(yīng)商booking(繽客),我們?nèi)匀豢梢郧度氲胶纤计脚_上,以此杜絕和避免惡意的加價。無需報銷使員工可以“從心所欲不逾矩”,想買什么就買什么,同時也可以進行自我管控,如果員工能看到客戶的商機如果是5000,也會掂量還為什么要出差呢?在這樣的解決方案之下,客戶體驗提升了,管理成本降低,員工的報銷工作減少95%,處理發(fā)票的工作量減少了90%,報銷周期縮短50%,差旅費用節(jié)約25%。通過同屏比價,顯著降低由于信息不對稱導致溢價,記賬的工作幾乎為0。

如何通過廣泛連接來引領(lǐng)新時代的費控報銷?合思打造了包括企業(yè)的數(shù)字化報銷費控易快報、電子會計檔案平臺易會檔、一站式企業(yè)聚合消費平臺合思商城等。既能做數(shù)字化報銷,也能做數(shù)字化歸檔,通過廣泛連接,將不同的業(yè)務(wù)子系統(tǒng)進行無縫銜接,連接人、連接系統(tǒng)、連接生態(tài)。

合思的雙輪驅(qū)動模式,也是一大創(chuàng)新。假設(shè)一家大型公司費控報銷系統(tǒng)成本10萬元,但在合思商城這一聚合消費平臺的加持下,我們可以將這10萬元費控系統(tǒng)成本變?yōu)?0萬元代金券補貼,以滿減規(guī)則拉動費控產(chǎn)品轉(zhuǎn)向商城交易,對于商城而言,是快速的客戶積累和流量轉(zhuǎn)化;對于客戶而言,是可以更低成本甚至盈利的角度享有財務(wù)數(shù)字化產(chǎn)品。過去企業(yè)上一套信息化、數(shù)字化系統(tǒng),總歸要花錢,供應(yīng)商打價格戰(zhàn)打得再低也不可能免費。但是,在合思的雙輪驅(qū)動模式之下,可以將中間商傭金的利潤讓渡出來給到企業(yè),企業(yè)的數(shù)字化建設(shè)不僅無需付出成本,還有利潤可拿。通過市場效應(yīng),合思把企業(yè)在數(shù)字化財務(wù)建設(shè)方面的成本大幅壓縮下來。

今天,我們已經(jīng)獲得了6000多家付費客戶企業(yè)的支持,市占率行業(yè)第一,雙輪驅(qū)動模式還在不斷優(yōu)化和升級,期待未來通過財務(wù)數(shù)字化助力更多企業(yè)實現(xiàn)技術(shù)創(chuàng)新、業(yè)務(wù)模式創(chuàng)新,讓有限更有效。