合思·易快報(bào)助力這家連鎖經(jīng)營集團(tuán)，報(bào)銷效率提升90%！

要問哪些行業(yè)的員工出差頻率更高?多門店的連鎖經(jīng)營企業(yè)一定榜上有名。

連鎖經(jīng)營類企業(yè)的門店分布在全國各地, 業(yè)務(wù)部門經(jīng)常巡店出差,門店店長也需定期前往總部參加全國培訓(xùn)。長久以來,連鎖經(jīng)營類企業(yè)旺盛的差旅需求背后,卻是傳統(tǒng)報(bào)銷為員工、財(cái)務(wù)都帶來的極大困擾。

按照連鎖經(jīng)營企業(yè)傳統(tǒng)報(bào)銷流程,員工提交差旅申請后,在出差期間發(fā)生的一切費(fèi)用需要自行墊資再報(bào)銷,資金壓力大不說,任何消費(fèi)都需要發(fā)票才能合規(guī)入賬,開票收票要耗費(fèi)員工巨大精力。更何況還有很多打車、餐費(fèi)等小額發(fā)票,出差時(shí)間一長,回到公司報(bào)銷時(shí)腦中一片空白。

難過的不只是員工。在報(bào)銷審核環(huán)節(jié),財(cái)務(wù)人員也經(jīng)常加班到深夜,如果將財(cái)務(wù)每個(gè)月的工作時(shí)間平鋪來看,每個(gè)月至少二分之一的時(shí)間在處理各種差旅報(bào)銷、審核發(fā)票、檢查貼票是否規(guī)范、是否有直屬領(lǐng)導(dǎo)簽字等。

差旅報(bào)銷,事雖小,但日常管理復(fù)雜繁瑣,涉及人員較多、情況多變,讓很多管理者消耗了大量的精力。

在控制差旅成本的前提下,如何提升連鎖經(jīng)營企業(yè)差旅人士出差幸福感和出行效率?如何解放財(cái)務(wù)于基礎(chǔ)重復(fù)動(dòng)作,提升核算入賬效率?合思·易快報(bào)推出的全鏈路L4級“無需報(bào)銷”方案給出了答案。

上線無需報(bào)銷解決方案后,中國高端女裝服飾行業(yè)的連鎖經(jīng)營企業(yè)——贏家時(shí)尚集團(tuán),此前近2周的報(bào)銷周期縮短至1天,報(bào)銷效率提升了90%。

01

報(bào)銷周期長、財(cái)務(wù)效率低

費(fèi)控痛點(diǎn)如何打破?

贏家時(shí)尚集團(tuán)(3709.HK)創(chuàng)立于2007年,總部位于深圳福田核心商務(wù)區(qū),2014年香港主板上市逾10000多名員工,旗下?lián)碛?個(gè)知名中高端女裝品牌,多次受邀國際米蘭/紐約時(shí)裝周大秀,進(jìn)駐全國31個(gè)省/直轄市/自治區(qū),銷售網(wǎng)絡(luò)覆蓋超200個(gè)城市2000多家銷售門店,年平均增長速度達(dá)20%以上,市場零售額近80億人民幣,市場規(guī)模位列行業(yè)前三。

在合思·易快報(bào)無需報(bào)銷解決方案上線之前,贏家時(shí)尚集團(tuán)處于L2級別的電子化報(bào)銷階段。作為全國各地有多門店的集團(tuán)化企業(yè),贏家時(shí)尚集團(tuán)的差旅需求旺盛。

通常情況下,部門3至5人一起出差的大型出差活動(dòng)時(shí),一般由1個(gè)員工在OA內(nèi)提交出差申請單,機(jī)票和酒店由人事在合作的TMC統(tǒng)一訂票,用車、用餐、火車票等由員工墊付。出差結(jié)束后,員工在OA內(nèi)提交報(bào)銷單,上傳出差明細(xì)與對應(yīng)發(fā)票,再由財(cái)務(wù)審票、支付、歸檔。流程較冗長低效,且存在問題:

“員工體驗(yàn)差,報(bào)銷周期長”

區(qū)域人員每月集中報(bào)銷,因丟票導(dǎo)致無法報(bào)銷的現(xiàn)象多;

出差周期長,報(bào)銷到賬慢,墊付壓力大;

較多費(fèi)用類型,報(bào)銷單經(jīng)常填報(bào)錯(cuò)誤,退單率高。

“ 財(cái)務(wù)重復(fù)工作多,效率低”

旺季報(bào)銷頻率大幅度增加,業(yè)務(wù)審核、財(cái)務(wù)稽核有較大壓力;

每月報(bào)銷單超1萬、報(bào)銷填報(bào)復(fù)雜且繁瑣;

經(jīng)管、財(cái)務(wù)的審核、整理、賬務(wù)清理主要依賴人工操作和管控,效率低;

票據(jù)管理難度大,采用紙質(zhì)單據(jù)+貼票的報(bào)銷流程;

統(tǒng)一訂購部分僅有1張對賬單,無法拆分消費(fèi)明細(xì),不能對應(yīng)到消費(fèi)人。

“ 管理難度大,預(yù)算難落地”

多品牌業(yè)務(wù)線,多門店,預(yù)算管控難度大;

多差旅業(yè)務(wù),費(fèi)用類型種類多,較難實(shí)行事前預(yù)算管控。

可見,贏家時(shí)尚集團(tuán)需要的是更智能化、便捷化、系統(tǒng)化的差旅管控方案,并由此提高員工滿意度和財(cái)務(wù)工作效率,確保費(fèi)用管控落地,從而推動(dòng)集團(tuán)財(cái)務(wù)數(shù)字化建設(shè)發(fā)展。

02

智能化+便捷化+系統(tǒng)化

這樣的數(shù)字化費(fèi)控方案可以有!

在合思·易快報(bào)的無需報(bào)銷解決方案背后,企業(yè)多系統(tǒng)操作的傳統(tǒng)模式被打破了。在全新的一體化解決方案,贏家時(shí)尚集團(tuán)實(shí)現(xiàn)從申請、訂購、驗(yàn)票、報(bào)銷、支付、記賬、歸檔的全鏈路數(shù)字化閉環(huán)。無需報(bào)銷解決方案上線后,贏家時(shí)尚集團(tuán)的差旅場景也發(fā)生了巨大變革。截至目前,合思·易快報(bào)已協(xié)助贏家時(shí)尚集團(tuán)完成5個(gè)月的對賬歸檔工作。累計(jì)對賬金額近百萬;累計(jì)消費(fèi)數(shù)萬條。將之前近2周的報(bào)銷流程縮短至1天完成,效率提升90%!

●員工出差僅需3步:

Step1:提交差旅申請單,自動(dòng)校驗(yàn)費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)

Step2:前往合思商城消費(fèi),申請單自動(dòng)關(guān)聯(lián),按照職級管控差標(biāo)

Step3:“差旅結(jié)余補(bǔ)助”自動(dòng)計(jì)算差旅補(bǔ)助

有差旅補(bǔ)貼時(shí)可以通過申請補(bǔ)助自動(dòng)創(chuàng)建報(bào)銷單;完全無補(bǔ)貼的行程可由員工手動(dòng)創(chuàng)建報(bào)銷單并關(guān)聯(lián)申請單。

申請補(bǔ)助計(jì)算結(jié)果若為負(fù)數(shù),系統(tǒng)自動(dòng)創(chuàng)建超標(biāo)借款單,員工需退還超標(biāo)款。

●財(cái)務(wù)核算僅需3步:

Step1:通過對賬結(jié)算系統(tǒng)按照各部門自動(dòng)拆分子對賬單

Step2:拆分成功后,一鍵分發(fā)子對賬單給各部門負(fù)責(zé)人審核

Step3:對接財(cái)務(wù)系統(tǒng)自動(dòng)生成財(cái)務(wù)憑證,憑證+發(fā)票+對賬單統(tǒng)一歸檔

通過無需報(bào)銷解決方案,贏家時(shí)尚集團(tuán)的員工因公消費(fèi)實(shí)現(xiàn)無需墊資、無需開票、無需提單;財(cái)務(wù)壓力也到了極致釋放,數(shù)據(jù)流程安全合規(guī);而對于贏家時(shí)尚集團(tuán)企業(yè)本身,也得以實(shí)現(xiàn)“事前、事中、事后”全流程費(fèi)用管控。

03

實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)清晰透明

讓業(yè)財(cái)一體化不再是難題

同樣值得關(guān)注的是,合思商城提供的差旅數(shù)據(jù)報(bào)告,也為贏家時(shí)尚集團(tuán)的管理決策提供了依據(jù)。通過數(shù)據(jù)分析可以發(fā)現(xiàn),企業(yè)中各費(fèi)用類型差旅報(bào)銷占比、各部門差旅成本支出情況以及平均出差時(shí)長等都可一目了然。不僅如此,實(shí)時(shí)更新的數(shù)據(jù)報(bào)表可根據(jù)企業(yè)的需求自定義調(diào)整,相當(dāng)于在系統(tǒng)內(nèi)搭建了一個(gè)數(shù)據(jù)看板,財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)對業(yè)務(wù)的決策支撐更加及時(shí),也更加準(zhǔn)確。

借助系統(tǒng)落地電子報(bào)銷、移動(dòng)審批、加強(qiáng)費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)及費(fèi)用管控,贏家時(shí)尚集團(tuán)實(shí)現(xiàn)費(fèi)用申請-消費(fèi)-報(bào)銷-入賬閉環(huán)管理,費(fèi)用支出管控效果明顯。此外,通過提升費(fèi)用管理規(guī)范性、合規(guī)性、真實(shí)性,企業(yè)也可在更大程度上避免發(fā)票稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí),更透明化的差旅費(fèi)用數(shù)據(jù)透視,不僅讓財(cái)務(wù)入賬準(zhǔn)確性大大提升,企業(yè)降本增效也有了新的路徑。

對于以贏家集團(tuán)為代表的連鎖經(jīng)營類企業(yè)而言,隨著門店數(shù)量的增加,對于集團(tuán)財(cái)務(wù)管控的挑戰(zhàn)越來越大。此時(shí)更加需要能推動(dòng)提高核算效率,確保內(nèi)控落地,服務(wù)終端門店的財(cái)務(wù)數(shù)字化系統(tǒng)。力保業(yè)務(wù)規(guī)模擴(kuò)大的同時(shí),財(cái)務(wù)管控不會(huì)因?yàn)閴毫�過大而阻滯,始終保持穩(wěn)健運(yùn)營,提升經(jīng)營效率。

更好的駕駛是無人駕駛,更好的報(bào)銷是無需報(bào)銷,隨著企業(yè)數(shù)字化管理的全面推進(jìn),無需報(bào)銷已成為企業(yè)費(fèi)控報(bào)銷管理的標(biāo)配。通過“消費(fèi)即合規(guī)、采購即報(bào)銷”的無需報(bào)銷解決方案,贏家集團(tuán)的財(cái)務(wù)數(shù)字化征途打響了第一槍,未來,合思·易快報(bào)還將為更多企業(yè)通過無需報(bào)銷解決方案,帶來更好的合規(guī)經(jīng)營、最佳的降本增效和極致的用戶體驗(yàn)。