把握數(shù)字化機(jī)遇，SAP Concur 費(fèi)用管理云助推奧迪福斯汽車(chē)活力充沛領(lǐng)跑行業(yè)

從2020年初新冠肺炎疫情爆發(fā)至今已近兩年，后疫情時(shí)代新常態(tài)逐漸形成。各個(gè)領(lǐng)域的企業(yè)都已接受并逐漸適應(yīng)不確定性，與挑戰(zhàn)和疫情共處。同樣地，汽車(chē)產(chǎn)業(yè)也面臨著來(lái)自上游成本增加、芯片產(chǎn)能受限等產(chǎn)業(yè)鏈層面的沖擊。這次疫情已成為推動(dòng)汽車(chē)行業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要契機(jī)。

但對(duì)于奧迪福斯汽車(chē)來(lái)說(shuō)，數(shù)字化的布局其實(shí)早于疫情爆發(fā)。正是由于部署了 SAP Concur 費(fèi)用管理云的差旅管理和費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)整合方案，奧迪福斯汽車(chē)得以在突如其來(lái)的疫情下，依然保持敏捷，更好地規(guī)劃業(yè)務(wù)策略，突破疫情時(shí)代企業(yè)增長(zhǎng)難題，并降低成本、提高效能。

前置系統(tǒng)部署應(yīng)對(duì)危機(jī)展現(xiàn)韌性

奧迪福斯汽車(chē)股份有限公司是德國(guó)福斯集團(tuán)于2009年在臺(tái)灣成立的銷(xiāo)售分公司，并以臺(tái)灣福斯集團(tuán) (Volkswagen Group Taiwan) 的身份負(fù)責(zé)經(jīng)營(yíng)集團(tuán)旗下四大品牌，包含 Volkswagen、Audi、Škoda 和福斯商旅；2020年，臺(tái)灣福斯集團(tuán)憑借著豐富的產(chǎn)品線(xiàn)和靈活的品牌策略，在臺(tái)灣共銷(xiāo)售23,164輛各式車(chē)款，并以12%的市場(chǎng)占有率成為臺(tái)灣第三大進(jìn)口車(chē)集團(tuán)。

以汽車(chē)與零件批售和國(guó)際貿(mào)易為主要業(yè)務(wù)的奧迪福斯汽車(chē)，在疫情中也無(wú)法避免地受到影響。憑借對(duì)行業(yè)趨勢(shì)的敏銳洞察，奧迪福斯汽車(chē)在疫情前就已預(yù)先部署了 SAP Concur 費(fèi)用管理云的解決方案，這讓其在眾多被迫居家辦公、業(yè)務(wù)受阻的企業(yè)中脫穎而出，展現(xiàn)出強(qiáng)大韌性。

多系統(tǒng)跨部門(mén)簡(jiǎn)化流程轉(zhuǎn)型契機(jī)

數(shù)字化的需求最初來(lái)自財(cái)務(wù)部門(mén)，經(jīng)過(guò) IT 團(tuán)隊(duì)評(píng)估后，相關(guān)部門(mén)共同討論，開(kāi)始著手進(jìn)行數(shù)字化工作的籌備。談及當(dāng)時(shí)進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)型的契機(jī)，其實(shí)是跨部門(mén)同事們通過(guò)多次會(huì)議逐漸討論后提出的需求。

在部署 SAP Concur 費(fèi)用管理云前，奧迪福斯汽車(chē)的差旅和報(bào)銷(xiāo)流程，涉及公司內(nèi)外眾多部門(mén)，申請(qǐng)系統(tǒng)和審核單位。

以海外差旅為例，從向 HR 提交出差申請(qǐng)、到部門(mén)主管、財(cái)務(wù)長(zhǎng)等不同單位輪流審核，再聯(lián)系旅行社溝通訂票細(xì)節(jié)，并在系統(tǒng)提交機(jī)票等費(fèi)用核準(zhǔn)，整個(gè)過(guò)程復(fù)雜冗長(zhǎng)，常需要耗時(shí)一周以上。此前傳統(tǒng)紙質(zhì)提交流程的不透明性，讓員工無(wú)法得知審核進(jìn)度，進(jìn)行實(shí)時(shí)跟進(jìn)。多系統(tǒng)并行的情況下，因?yàn)椴怀２僮飨到y(tǒng)，經(jīng)常遇到阻礙，員工需要耗費(fèi)大量精力學(xué)習(xí)和熟悉差旅流程與政策。

而員工結(jié)束出差返回公司后，在忙于公務(wù)的同時(shí)，還需抽出時(shí)間整理發(fā)票報(bào)銷(xiāo)、提交主管審核簽字，然后將文件送到財(cái)務(wù)部門(mén)、掃描憑證，這些繁雜的工作影響了員工部分本該處理核心業(yè)務(wù)的時(shí)間和精力，也在一定程度上影響了員工滿(mǎn)意度。而財(cái)務(wù)人員面對(duì)堆積如山的紙質(zhì)申請(qǐng)單，更是不堪其苦。

符合需求部署系統(tǒng)審批效率大幅提升

針對(duì)舊有流程問(wèn)題的實(shí)際改善需求，并結(jié)合顧問(wèn)公司的建議，綜合評(píng)估后奧迪福斯汽車(chē)團(tuán)隊(duì)決定借助 SAP Concur 費(fèi)用管理云對(duì)流程進(jìn)行優(yōu)化升級(jí)。通過(guò)前期細(xì)致深入地溝通，SAP Concur 費(fèi)用管理云顧問(wèn)團(tuán)隊(duì)利用系統(tǒng)功能模塊的專(zhuān)業(yè)和差旅管理公司的后臺(tái)程序進(jìn)行銜接，使公司將機(jī)票、交通、住宿等費(fèi)用和員工出差常見(jiàn)的問(wèn)題，更清晰明了地整合在系統(tǒng)中，減少員工申請(qǐng)過(guò)程中反復(fù)修改日期，來(lái)回詢(xún)問(wèn)的時(shí)間。主管對(duì)于預(yù)算和出差合理性有了更實(shí)時(shí)的管控，同時(shí)提升了溝通效率。

在請(qǐng)款階段，將此前的紙質(zhì)流程更新為線(xiàn)上進(jìn)行后，透明度大幅提升，員工不再需要頻繁登門(mén)或致電財(cái)務(wù)部門(mén)跟進(jìn)進(jìn)度。利用手機(jī) APP，管理層能隨時(shí)處理員工提交的申請(qǐng)，不到5分鐘就能完成單筆申請(qǐng)的審批。同時(shí)員工拍照上傳單據(jù)就能制作請(qǐng)款單，加快了請(qǐng)款時(shí)效和報(bào)銷(xiāo)速度。數(shù)據(jù)顯示，部署 SAP Concur 費(fèi)用管理云的差旅報(bào)銷(xiāo)后，海外差旅的審核時(shí)間從5個(gè)工作日減少為2-3天，時(shí)間大幅縮短。此外，轉(zhuǎn)為線(xiàn)上訂票后，在線(xiàn)開(kāi)票的手續(xù)費(fèi)相較于人工開(kāi)票減少了25%，成本大幅降低。

從公司層面來(lái)說(shuō)，精準(zhǔn)的梳理和流程優(yōu)化，縮減了內(nèi)部溝通時(shí)間，無(wú)論是出差人員、審批主管或財(cái)務(wù)人員，各相關(guān)單位都顯著地提升了效率，減少了來(lái)回溝通的時(shí)間成本，得以將更多精力投入自身的核心業(yè)務(wù)中，真正幫助業(yè)務(wù)的增長(zhǎng)。

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雖說(shuō)成效顯著，但奧迪福斯汽車(chē)在數(shù)字化轉(zhuǎn)型的過(guò)程中也遇到了挑戰(zhàn)。“員工需要接受系統(tǒng)的改變，這是最大的困難。”團(tuán)隊(duì)中的采購(gòu) Olga 和信息項(xiàng)目 Sandy 提到，為了讓員工更快地熟悉系統(tǒng)，SAP Concur 費(fèi)用管理云的顧問(wèn)協(xié)助奧迪福斯汽車(chē)，培養(yǎng)種子教師和團(tuán)隊(duì)成員，制作完整的教學(xué)手冊(cè)和影片，同時(shí)成立內(nèi)部委員會(huì) Concur Committee，開(kāi)展內(nèi)部培訓(xùn)。通過(guò)實(shí)際操作使用，員工深刻體驗(yàn)到 SAP Concur 費(fèi)用管理云帶來(lái)的效率提升，易于掌握的操作接口讓即便是外籍同事和主管也能不受語(yǔ)言限制輕松使用，員工接受度和滿(mǎn)意度也隨之提升。

作為傳統(tǒng)汽車(chē)產(chǎn)業(yè)，奧迪福斯汽車(chē)擁有深厚的文化底蘊(yùn)和長(zhǎng)期技術(shù)的積累，清晰認(rèn)識(shí)并順應(yīng)新時(shí)代經(jīng)濟(jì)環(huán)境下企業(yè)發(fā)展的數(shù)字化趨勢(shì)。“奧迪福斯汽車(chē)數(shù)字化的部署起步很早，在疫情之前就在使用，因此我們受疫情沖擊小，疫情期間也依然維持著業(yè)務(wù)的正常運(yùn)作。”Olga 表示。SAP Concur 費(fèi)用管理云發(fā)揮數(shù)字化之力，讓公司即使在員工居家辦公的情況下，依舊得以高效進(jìn)展和規(guī)劃遠(yuǎn)程業(yè)務(wù)。

未來(lái) SAP Concur 費(fèi)用管理云將持續(xù)努力，不斷通過(guò)優(yōu)化財(cái)務(wù)流程，助力奧迪福斯汽車(chē)在日益復(fù)雜的國(guó)際環(huán)境和多方競(jìng)爭(zhēng)的格局中，抓住機(jī)遇，乘勢(shì)而上，攀登新的高峰。

關(guān)于SAP Concur

SAP Concur 是全球領(lǐng)先的差旅管理、費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)和對(duì)公支付整合解決方案品牌，致力于簡(jiǎn)化相關(guān)流程并持續(xù)推進(jìn)自動(dòng)化。倍受好評(píng)的 SAP Concur應(yīng)用程序讓商務(wù)旅行更便捷，將數(shù)據(jù)同步到費(fèi)用報(bào)告，并自動(dòng)審批對(duì)公支付。通過(guò)整合近乎實(shí)時(shí)的數(shù)據(jù)，由人工智能對(duì)交易分析稽查，企業(yè)能高效獲取開(kāi)支信息，提高合規(guī)性，避免預(yù)算管理盲點(diǎn)。SAP Concur 解決方案助您化解以往繁瑣任務(wù)，讓現(xiàn)在工作更便捷，協(xié)助企業(yè)實(shí)現(xiàn)卓越運(yùn)營(yíng)。請(qǐng)?jiān)L問(wèn)concur.cn了解更多。